はじめに
CareDaisyでは、医療機関の情報連携システム「HOSPITAC」と連携することで、医療機関からの情報を自動で取り込み、事務作業を大幅に効率化できます。
本ガイドでは、HOSPITAC連携を利用することで、どのような業務が自動化され、どのようなメリットがあるかをご説明します。
HOSPITAC連携とは
HOSPITAC連携は、医療機関から送信される患者情報をCareDaisyに自動で取り込む機能です。これにより、以下の情報を手動で入力することなく、自動で登録・更新できます。
- 利用者基本情報（氏名、生年月日、住所など）
- 利用者の入退所・転室・外泊情報
- 診療情報（リハビリテーション、食事、自費項目など）
- 傷病名情報
連携できる情報の種類
1. 利用者基本情報の自動登録・更新
自動化される内容
- 新規利用者の基本情報を自動で登録
- 既存利用者の基本情報を自動で更新
メリット
利用者情報の手入力作業が不要になります。
医療機関からの情報をそのまま反映できるため、入力ミスを防止できます。
新規利用者の登録作業時間を大幅に短縮できます。
対象情報
- 氏名
- 生年月日
- 性別
- 住所
- 連絡先
反映される画面
| 「基本情報｜利用者情報」画面 | 利用者の基本情報が自動で反映されます。 |
|---|
「基本情報｜利用者情報」画面に自動で反映されます。
2. 利用者の入退所・転室・外泊情報の自動登録
自動化される内容
- 入所情報の自動登録 – 退所情報の自動登録
- 転室情報の自動登録（居室変更）
- 外泊・外出情報の自動登録 – 帰院情報の自動登録
メリット
利用者の居室情報や外泊情報を手動で登録する必要がなくなります。
医療機関からの情報を即座に反映できるため、最新の状態を常に把握できます。
転室や外泊の記録漏れを防げます。
対象情報
- 利用者居室情報（居室名、利用開始日、利用終了日）
- 外泊・外出情報（開始日時、終了日時、理由）
反映される画面
| 「居室｜利用者情報」画面 | 居室情報が自動で反映されます。 |
|---|---|
| 「実績情報｜外泊日登録」画面 | 外泊・外出情報が自動で反映されます。 |
3. 診療情報の自動登録・更新・削除
自動化される内容
- リハビリテーション等の診療行為情報の自動登録・更新・削除
- 食事情報の自動登録・更新・削除
- 自費項目情報の自動登録・更新・削除 – 傷病名情報の自動登録・更新
メリット
サービス実績の手入力作業が大幅に削減されます。
医療機関からの診療情報を正確に反映できるため、請求漏れや請求ミスを防止できます。
傷病名情報も自動で登録されるため、特別診療費の申請に必要な情報を確実に記録できます。
対象情報
- サービス実績（リハビリテーション、医療院療養食など）
- 保険外請求（食費、自費項目など）
- 傷病名情報（傷病名、特別診療費コードなど）
反映される画面
| 「実績情報｜実績登録」画面 | サービス実績が自動で反映されます。 |
|---|---|
| 「実績情報｜保険外請求」画面 | 保険外請求情報が自動で反映されます。 |
| 「利用者情報｜傷病名」画面 | 傷病名情報が自動で反映されます。 |
更新タイミング
診療情報は、医療機関から送信された情報を毎日0時に自動で取り込み、更新されます。
4. 傷病名情報の自動管理
従来の課題
傷病名情報を手動で登録・更新する必要があります。
特別診療費の申請に必要な情報が不足する可能性があります。
連携後の改善
診療情報と連動して傷病名情報が自動で登録・更新されます。
特別診療費の申請に必要な情報を確実に記録できます。
連携の仕組み
データの流れ
-
医療機関から情報送信
医療機関がHOSPITAC経由で患者情報を送信します。 -
CareDaisyへの自動取り込み
CareDaisyが送信された情報を自動で受け取ります。 -
データの自動登録・更新
受け取った情報をCareDaisyのシステムに自動で登録・更新します。 -
処理結果の確認
処理結果は記録され、後から確認できます。
処理のタイミング
- 利用者基本情報、入退所・転室・外泊情報
医療機関から送信された情報は、自動処理により即座に取り込まれます。 - 診療情報
医療機関から送信された情報は、毎日0時に自動で取り込まれ、更新されます。
注意事項
連携の開始について
- HOSPITAC連携を利用するには、事前に運営側での連携設定が必要です。
- 連携設定は運営側が行いますので、ご利用開始時にお問い合わせください。
データの確認について
- 自動取り込み後は、必要に応じてデータの内容を確認してください。
- エラーが発生した場合は、記録を確認して原因を特定できます。
手動入力との併用について
HOSPITAC連携で取り込まれない情報は、従来通り手動で入力してください。
連携で取り込まれた情報を手動で修正することは可能ですが、推奨していません。手動で修正した場合、次回の自動取り込み時に上書きされる可能性があり、二重管理になってしまうためです。
修正が必要な場合は、医療機関側での情報修正を依頼することをお勧めします。
よくある質問
Q1. HOSPITAC連携を利用するには、どのような準備が必要ですか？
A. 連携設定は運営側が行います。ご利用を希望される場合は、サポートまでお問い合わせください。
Q2. 連携で取り込まれた情報を手動で修正できますか？
A. はい、技術的には可能です。ただし、手動で修正した場合、次回の自動取り込み時に上書きされる可能性があり、二重管理になってしまうため推奨しません。
修正が必要な場合は、医療機関側での情報修正を依頼することをお勧めします。
Q3. 連携でエラーが発生した場合はどうなりますか？
A. エラーが発生した場合は、記録に残ります。サポートが確認し、必要に応じて対応します。
Q4. 連携を一時的に停止できますか？
A. はい、可能です。連携の停止は運営側で対応いたします。一時的に停止をご希望の場合は、サポートまでお問い合わせください。
Q5. どのような情報が自動で取り込まれますか？
A. 利用者基本情報、入退所・転室・外泊情報、診療情報（リハビリテーション、食事、自費項目）、傷病名情報が自動で取り込まれます。診療情報は毎日0時に更新されます。
Q6. 診療情報はいつ更新されますか？
A. 診療情報は、医療機関から送信された情報を毎日0時に自動で取り込み、更新されます。利用者基本情報や入退所・転室・外泊情報は、送信された時点で即座に反映されます。
まとめ
HOSPITAC連携を利用することで、以下のようなメリットが得られます。
- 事務作業時間の大幅削減
- 入力ミスの防止
- 情報の即時反映
- 傷病名情報の自動管理
医療機関との連携により、より効率的で正確な業務運営が可能になります。
